Erst die Abläufe, dann die Werkzeuge
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Was macht eine Digitalisierungsberatung?
Eine Digitalisierungsberatung begleitet ein Unternehmen dabei, seine Arbeitsabläufe mit digitalen Werkzeugen neu zu ordnen. Optima Solutions ist eine österreichische Unternehmensberatung und arbeitet dabei operativ: wir nehmen bestehende Abläufe auf, halten fest, wo Arbeit doppelt anfällt, wählen gemeinsam mit Ihnen passende Werkzeuge aus und begleiten die Einführung im Betrieb. Künstliche Intelligenz ist eines dieser Werkzeuge, nicht das Ziel.
Digitalisierungsberatung
Womit eine Digitalisierung im Betrieb anfängt
Am Anfang steht keine Softwareauswahl, sondern eine Aufnahme: wer macht was, womit, und wo wartet jemand auf jemanden. Diese Aufnahme dauert wenige Tage und bringt fast immer Abläufe zutage, die historisch gewachsen sind und die niemand mehr begründen kann.
Erst danach lässt sich sagen, welcher Schritt eine Verbesserung bringt und welcher nur eine bestehende Unordnung schneller macht.
- Welche Angaben werden mehrfach eingegeben, in verschiedenen Systemen.
- An welcher Stelle bleibt Arbeit liegen, weil eine Information fehlt.
- Welche Schritte gibt es nur, weil ein früheres Werkzeug sie verlangt hat.
- Welches Wissen steckt in einem Kopf und nirgends sonst.
Digitalisierungsberatung
Warum die Werkzeugfrage erst an zweiter Stelle steht
Ein Werkzeug bildet einen Ablauf ab. Steht der Ablauf nicht fest, bildet das Werkzeug die Unklarheit ab, und die Einführung wird zum Streit über Zuständigkeiten. Deshalb legen wir gemeinsam mit Ihnen zuerst fest, wie der Ablauf künftig laufen soll, und suchen dann ein Werkzeug, das dazu passt.
In vielen Fällen ist das kein neues System, sondern eine Funktion, die in Ihrer bestehenden Software längst enthalten ist und niemand eingerichtet hat.
- Anforderungen in fünf Seiten statt fünfzig, aus dem aufgenommenen Ablauf abgeleitet.
- Zwei bis drei Anbieter im Vergleich, mit Ihren eigenen Daten getestet.
- Gesamtkosten betrachtet, nicht nur der Lizenzpreis.
Digitalisierungsberatung
Wo künstliche Intelligenz hilft und wo nicht
KI lohnt sich dort, wo Sprache oder Dokumente verarbeitet werden und die Aufgabe regelmäßig anfällt. Für alles, was feste Regeln hat, ist eine Schnittstelle oder eine Automatisierung ohne KI zuverlässiger, günstiger und leichter zu prüfen.
Wir sagen Ihnen auch, wenn KI für Ihre Aufgabe die falsche Antwort ist. Das ist der Unterschied zwischen einer Digitalisierungsberatung und einem Anbieter, der nur ein Werkzeug verkauft.
- Rechtlicher Rahmen: Pflichten nach AI Act und DSGVO gehören vor den Einsatz geklärt, nicht danach.
- Datenhaltung: wo liegen die Daten, wer greift zu, was steht im Vertrag.
- Nachvollziehbarkeit: ein Ergebnis, das niemand prüfen kann, ist im Betrieb nicht brauchbar.
Digitalisierungsberatung
Der Teil, der am häufigsten übersehen wird
Ein eingeführtes Werkzeug ist noch kein veränderter Ablauf. Ob die Umstellung trägt, entscheidet sich in den Wochen danach: ob die Mitarbeitenden wissen, was sich für sie ändert, ob jemand ansprechbar ist, und ob der alte Weg wirklich geschlossen wird.
Deshalb gehört die Begleitung nach der Einführung für uns zum Projekt und nicht zu einem Zusatzangebot.
- Wer im Team trägt die Einführung mit und wird vorher eingebunden.
- Welche kurzen Schulungsformate passen zum Arbeitsalltag.
- Woran erkennen Sie nach acht Wochen, ob es funktioniert.
Digitalisierungsberatung
Wer hier berät
Optima Solutions ist eine Unternehmensberatung mit Sitz in Wien und arbeitet österreichweit. Unternehmensberatung ist in Österreich ein reglementiertes Gewerbe; wir arbeiten in dessen Rahmen und nennen die Grenze, wo eine Frage rechtlich oder steuerlich zu klären ist.
Wir kommen aus dem familiengeführten Mittelstand und arbeiten operativ mit: nicht nur Konzept und Präsentation, sondern Aufnahme, Auswahl, Einführung und die Wochen danach.
Vorbereitung
Wann sich der erste Schritt lohnt
- Dieselben Angaben werden bei Ihnen in mehr als einem System erfasst.
- Es gibt Abläufe, die nur eine Person beherrscht.
- Eine Software wurde eingeführt, wird aber anders genutzt als gedacht.
- Sie wissen, dass etwas besser laufen könnte, aber nicht, wo Sie anfangen sollen.
Umfang und Kosten
Wie wir Umfang und Preis festlegen
Die erste Einschätzung im 15 Minuten Gespräch ist kostenlos. Für den Einstieg eignet sich Analyse & Fahrplan für € 3.900 netto: Aufnahme der Abläufe, Befund und eine Reihenfolge der Schritte. Die Umsetzung bieten wir danach nach Umfang an. Kosten für Software und laufende Nutzung werden gesondert betrachtet.
FAQ
Fragen zur Zusammenarbeit
Was unterscheidet Digitalisierungsberatung von KI Beratung?
Digitalisierungsberatung betrachtet den ganzen Ablauf und wählt danach die Mittel. KI Beratung ist ein Ausschnitt davon und beschäftigt sich mit einem bestimmten Werkzeug. Wir beginnen beim Ablauf, weil sonst die Gefahr besteht, ein Werkzeug zu kaufen, bevor die Frage feststeht, die es beantworten soll.
Wie lange dauert eine Digitalisierung im Mittelstand?
Das hängt vom Umfang ab und lässt sich nicht pauschal sagen. Als Richtwert dauert die Aufnahme der Abläufe wenige Tage, eine Werkzeugauswahl einige Wochen, und die Begleitung nach der Einführung mehrere Wochen bis Monate. Wir schneiden Projekte bewusst so, dass nach jedem Abschnitt ein Ergebnis steht.
Brauchen wir dafür eine eigene IT Abteilung?
Nein. Die meisten unserer Auftraggeber haben keine. Wir arbeiten mit den Menschen, die den Ablauf täglich ausführen, und binden Ihren bestehenden IT Dienstleister dort ein, wo es um Einrichtung, Schnittstellen und Betrieb geht.
Wo sollen wir ansetzen?
Erzählen Sie uns, was Ihren Betrieb gerade beschäftigt. Wir besprechen, ob und wie wir Sie unterstützen können.
Ihr Ansprechpartner: Emanuel Stadler, MA
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