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Service & Routing
Wiener Gebäudeverwaltung
AUSGANGSLAGE
Hohe Anfragevolumina, Medienbrüche und fehlende Priorisierung machten aus einem operativen Serviceprozess einen dauerhaften Engpass im Frontoffice.
Leistungen:
PROBLEM
Ein Unternehmen mit rund 120 Mitarbeitern verwaltete über 3.000 Einheiten. Schadensmeldungen, Mieteranfragen und Terminkoordination liefen per Telefon und E-Mail. Zwei Mitarbeiterinnen verbrachten über 60% ihrer Arbeitszeit damit, Anfragen zu verteilen, anstatt sie zu lösen. Rückmeldungen an Mieter dauerten 1–2 Tage.
LÖSUNG
Wir standardisierten die Eingangsprozesse für Schadensmeldungen und Anfragen, automatisierten das Routing nach Dringlichkeit und Typ und richteten einen digitalen Meldeprozess mit automatischer Zuweisung an zuständige Handwerker ein. Change-Begleitung für das gesamte Backoffice-Team über 6 Wochen.
Das Ergebnis
Bearbeitungszeit pro Anfrage von 18 auf 6 Minuten reduziert. Rückmeldung an Mieter innerhalb von 2 Stunden (vorher: 1–2 Tage). Entlastung des Frontoffice um ca. 40%.
Vertrieb & Transparenz
Technischer Großhändler, Raum Wien
AUSGANGSLAGE
Vier Standorte arbeiteten mit unterschiedlichen Listen, Standards und Reportings. Wachstum war möglich, aber operative Transparenz fehlte komplett.
Leistungen:
PROBLEM
Ein Unternehmen mit rund 80 Mitarbeitern und vier Standorten arbeitete mit standortspezifischen Excel-Listen. Es gab kein gemeinsames CRM. Vertriebsleiter verbrachten jeden Montagvormittag damit, Umsatzzahlen aus verschiedenen Quellen zusammenzusuchen. Trotzdem hatten sie kein vollständiges Bild.
LÖSUNG
Anforderungsanalyse mit allen vier Standortleitern, gemeinsame Tool-Auswahl (CRM), standort-übergreifende Prozessdefinition für Angebots- und Auftragsprozesse, schrittweiser Rollout über 10 Wochen mit individuellem Training pro Standort, automatisiertes Wochen-Reporting.
Das Ergebnis
Vollständige Pipeline-Transparenz für alle Standorte zum ersten Mal. Montags-Reporting von 3 Stunden auf 15 Minuten reduziert. Einheitlicher Vertriebsprozess über alle Niederlassungen.
Mandanten-Onboarding
Wiener Steuerberatungskanzlei
AUSGANGSLAGE
Ein langsamer, papierlastiger Startprozess kostete Zeit, band qualifizierte Mitarbeiter an Dateneingabe und schwächte den ersten Eindruck bei neuen Mandanten.
Leistungen:
PROBLEM
Eine Kanzlei mit rund 55 Mitarbeitern hatte ein papier- und E-Mail-basiertes Mandanten-Onboarding. Neue Mandate benötigten 3–4 Wochen bis zur vollständigen Erfassung. Mitarbeiter verbrachten mehrere Stunden pro Woche mit manueller Dateneingabe, Zeit, die für die eigentliche Beratungsleistung fehlte.
LÖSUNG
Digitales Onboarding-Formular mit direkter Datenübernahme ins Kanzleisystem, automatisierte Checklisten für fehlende Unterlagen, Erinnerungen an Mandanten bei ausstehenden Dokumenten, Statusübersicht für alle neuen Mandate in Echtzeit.
Das Ergebnis
Onboarding-Zeit von 3–4 Wochen auf 5 Werktage reduziert. Mandanten berichten von einem deutlich professionelleren Erstkontakt. Ca. 4 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter eingespart bei der Dateneingabe.
Referenzprojekte
Das Prinzip ist immer gleich: Wir analysieren, was Ihr Unternehmen heute verlangsamt, und bauen bessere Abläufe auf. Branchenunabhängig. Lassen Sie uns Ihre Situation besprechen.