Datenschutz

1. Verantwortlicher

Optima Solutions - EST Ventures GmbH

Hauptstraße 22, 9545 Radenthein, Österreich

E-Mail: office@optima-solutions.at

Stand: 12. März 2026

2. Website-Bereitstellung und Server-Logfiles

Beim rein informatorischen Aufruf unserer Website verarbeiten wir technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Statuscode sowie Angaben zu Browser, Gerät und Betriebssystem.

  • Zwecke: sichere Auslieferung der Website, Stabilität, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und IT-Sicherheit.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.

3. Kontaktaufnahme und laufende Kommunikation

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben, insbesondere Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht und die zur Kommunikation gehörenden Metadaten.

  • Zwecke: Bearbeitung Ihrer Anfrage, vorvertragliche Maßnahmen, Angebots- und Projektabstimmung sowie Dokumentation der Kommunikation.
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen oder vorvertraglichen Anfragen, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Pflichtangaben: Die als erforderlich gekennzeichneten Felder sind notwendig, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können.

4. Einladungsbasiertes Onboarding (Art. 14 DSGVO)

Wenn wir Sie zu unserem digitalen Onboarding einladen, verarbeiten wir unter Umständen bereits vor Ihrem ersten Besuch geschäftliche Kontaktdaten wie Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen und projektbezogene Basisangaben.

  • Quelle der Daten: regelmäßig Ihr Unternehmen, eine Ansprechperson auf Kundenseite oder die bisherige geschäftliche Kommunikation im Rahmen der Vertragsanbahnung oder Projektvorbereitung.
  • Zwecke: Einladung zum Onboarding, organisatorische Vorbereitung der Zusammenarbeit sowie Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen.
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für effiziente Kommunikation mit geschäftlichen Ansprechpartnern.

5. Digitales Onboarding, AGB-Bestätigung und Signatur

Im Onboarding verarbeiten wir die bestätigten Kontaktdaten, Projektbeschreibung, Anmerkungen, Links zu Angebot oder Unterlagen, den Status der AGB-Akzeptanz, die gewählte Signaturart, Ihre gezeichnete oder getippte Signatur, den Zeitstempel des Abschlusses sowie das daraus erzeugte PDF-Dokument.

Vorausgefüllte Onboarding-Daten werden in personalisierten Einladungslinks im Fragmentteil der URL (`#...`) übertragen. Dieser Teil wird beim ersten Seitenaufruf nicht an unseren Webserver übermittelt, sondern erst lokal im Browser der empfangenden Person ausgelesen.

  • Zwecke: Vertragsanbahnung, Vertragsdokumentation, Nachweis von Erklärungen, Projekt-Setup und organisatorische Vorbereitung der Leistungserbringung.
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten einschlägig sind, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Transaktions-E-Mails und Zustellung

Nach Kontaktanfragen oder im Rahmen des Onboardings versenden wir Transaktions-E-Mails, etwa Eingangsbestätigungen, Einladungslinks oder die übermittelten Unterlagen. Dabei werden E-Mail-Inhalte, Empfängerangaben sowie technische Versanddaten verarbeitet.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Einen eigenständigen Marketing-Newsletter betreiben wir derzeit nicht. Resend wird aktuell nur für transaktionale Nachrichten eingesetzt.

7. CRM, Terminplanung, Kollaboration, Cloud und KI-Tools

Für die Organisation von Anfragen, Kundendaten, Terminen, Projekten und Unterlagen nutzen wir weitere Geschäftssysteme. Dabei können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Terminangaben, Projektinformationen, Dateien, Entwürfe und Vertragsunterlagen verarbeitet werden.

  • Attio für CRM, Lead- und Kundenmanagement.
  • Microsoft 365 für E-Mail, Kalender, Office-Dokumente und interne Kommunikation.
  • Cal.com, sofern Sie einen Termin mit uns buchen, für Terminverwaltung und Kalendereinträge.
  • Figma für Konzepte, Designs, Kommentare und Projektabstimmung.
  • Apple iCloud für Dateiablage, Synchronisation und Backups im Rahmen unserer Geschäftsorganisation.
  • OpenAI und Anthropic als KI-Dienstleister, soweit wir diese zur Vorstrukturierung, Analyse, Prototyping, Automatisierung oder Leistungserbringung einsetzen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche oder vertragliche Leistungen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für effiziente Geschäftsorganisation, Terminverwaltung, Projektkoordination und den Einsatz zeitgemäßer Arbeitsmittel.

Bitte übermitteln Sie uns über allgemeine Kontakt- oder Onboarding-Kanäle keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich und vorab abgestimmt ist.

8. Optionaler Sprachassistent

Unser Sprachassistent ist als Widget auf der Website eingebunden. Vor dem Start einer Sprachsitzung kann innerhalb des Widgets ein zusätzlicher Hinweis oder eine gesonderte Aktivierung durch ElevenLabs erfolgen.

  • Bereits beim Laden des Widgets oder des dazugehörigen Skripts können technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Browser-, Geräte- und Nutzungsdaten an ElevenLabs oder das Skript-CDN unpkg.com übermittelt werden. Bei Nutzung des Sprachassistenten kommen freiwillig eingegebene oder gesprochene Inhalte hinzu.
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die technische Bereitstellung des Widgets; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie innerhalb des Widgets aktiv eine Sprachsitzung starten oder Inhalte freiwillig übermitteln.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden derzeit keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Der integrierte Sprachassistent kann jedoch externe Ressourcen von ElevenLabs und unpkg.com laden.

Fonts und statische Medien werden von uns bzw. über unser Hosting ausgeliefert. Wenn wir künftig optionale Tracking- oder Marketing-Technologien einsetzen, passen wir die Einwilligungsmechanismen vorab entsprechend an.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen Dienstleister nur insoweit ein, wie dies für den Betrieb der Website, die Kommunikation oder das Onboarding erforderlich ist.

11. Drittlandübermittlungen

Einzelne Dienstleister können Daten außerhalb des EWR verarbeiten, insbesondere in den USA. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO eingreift, stützen wir Übermittlungen auf geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen.

Nähere Informationen zu den jeweils eingesetzten Garantien erhalten Sie auf Anfrage oder in den Datenschutzhinweisen der betreffenden Anbieter.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Kontaktanfragen löschen oder anonymisieren wir grundsätzlich nach abgeschlossener Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.

Onboarding- und Vertragsunterlagen speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Nachweispflichten oder Verjährungsfristen dies erfordern.

13. Pflicht zur Bereitstellung und keine automatisierten Entscheidungen

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die für eine Anfrage, das Onboarding oder den Vertragsabschluss erforderlichen Angaben können wir die jeweilige Leistung jedoch unter Umständen nicht oder nicht vollständig erbringen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter office@optima-solutions.at.

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde einzubringen: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.