Prozessdesign & Optimierung
Station 2
- Dauer
- 2-4 Wochen
- Was Sie erhalten
- Prozesslandkarte aller relevanten Abläufe
- Schwachstellenbericht mit Engpässen
- Dokumentierter Sollprozess
Was passiert in Station 2, Transparenz und Engpässe?
Station zwei der Optima Prozesskette macht die Abläufe eines Betriebs sichtbar, findet die Engpässe darin und gestaltet die Prozesse neu. Sie dauert zwei bis vier Wochen und geht der Auswahl von Werkzeugen bewusst voraus: ein Prozess, der ungeklärt ist, wird durch Software nicht besser, sondern schneller falsch.
Aufgenommen wird der Ablauf so, wie er tatsächlich läuft, einschließlich der Umwege, die sich im Alltag eingebürgert haben und in keiner Dokumentation stehen. Besondere Aufmerksamkeit liegt auf den Übergaben zwischen Abteilungen, weil dort Arbeit liegen bleibt und Informationen ein zweites Mal erfasst werden.
Am Ende stehen drei Unterlagen, die der Betrieb behält: eine Prozesslandkarte aller relevanten Abläufe, ein Schwachstellenbericht mit den gefundenen Engpässen und ein dokumentierter Sollprozess. Der Sollprozess ist die Grundlage für Station drei und zugleich das Dokument, an dem sich der spätere Erfolg messen lässt. Ohne ihn fehlt der Vergleichspunkt, an dem sich eine Verbesserung überhaupt zeigen könnte.
Hintergrund
- 20–35 %
- Reduktion der Betriebskosten ist durch strukturierte Prozessneugestaltung realistisch erreichbar (McKinsey).
- 63 %
- der österreichischen KMUs nennen interne Prozessineffizienz als zentrales Wachstumshemmnis (WKO Österreich).
Warum Prozesse entscheidend sind
Ein Ablauf, der für fünf Personen funktioniert hat, kann bei zwanzig zu Wartezeiten führen. Zuständigkeiten werden unklar, Informationen müssen nachgefragt werden. Wir nehmen diese Abläufe auf und besprechen mit Ihrem Team, was sich ändern soll.
Unser Vorgehen
Wir nehmen Abläufe auf und testen Verbesserungen mit Ihrem Team
Bestandsaufnahme
Wir sprechen mit den Menschen, die den Ablauf täglich ausführen, und sehen ihnen bei der Arbeit zu. Daraus erstellen wir gemeinsam eine Prozesslandkarte.
Schwachstellenanalyse
Wartezeiten, Doppelarbeit, Medienbrüche und fehlende Verantwortlichkeiten: Wir identifizieren, wo die meiste Energie verloren geht. Priorisierung nach Wirkung und Aufwand.
Soll Prozess Design
Ihr Team entwickelt die neuen Abläufe mit. Gemeinsam legen wir fest, welche Schritte nötig sind und wer sie übernimmt.
Pilottest
Wir testen den neuen Prozess zunächst in einem begrenzten Bereich. Kennzahlen und Rückmeldungen aus dem Team zeigen, was vor dem Rollout noch angepasst werden muss.
Rollout & Verankerung
Prozesse halten nur, wenn sie dokumentiert, geschult und zur Gewohnheit werden. Wir begleiten den Rollout und übergeben sauber an Ihr Team.
Was Sie erhalten
Prozesslandkarte
Visualisierung aller relevanten Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten.
Schwachstellenbericht
Priorisierte Liste der identifizierten Engpässe mit Ursachenanalyse.
Soll Prozess Dokumentation
Klare Beschreibung der neuen Zielabläufe, verständlich für alle Beteiligten.
Pilotbericht
Auswertung des Pilottests mit Kennzahlen, Lessons Learned und Empfehlungen.
Schulungsunterlagen
Praxisnahe Materialien zur Einführung der neuen Prozesse im Team.
Aus der Praxis
Wiener Gebäudeverwaltung · ~120 Mitarbeiter
Mieteranfragen kamen per Telefon und Mail, wurden manuell weitergeleitet und blieben im Schnitt 18 Minuten in der Bearbeitung. Nach einer Prozessanalyse und Einführung standardisierter Eingangskanäle mit automatischem Routing: Bearbeitungszeit auf 6 Minuten, Rückmeldung in 2 Stunden statt 1–2 Tagen, 40 % Entlastung des Serviceteams.
Häufige Fragen
Welcher Ablauf kostet Sie gerade zu viel Zeit?
In 15 Minuten besprechen wir Ihre Situation und einen möglichen nächsten Schritt.