Change Management
Station 4
- Dauer
- laufend
- Was Sie erhalten
- Trainingskonzept und Materialien
- Workshop Dokumentation
- Adoption Report mit Nachsteuerung
Was passiert in Station 4, Verankern und Wirkung sichern?
Station vier der Optima Prozesskette sorgt dafür, dass das Team die neuen Abläufe annimmt und die Veränderung im Alltag hält. Sie läuft fortlaufend und beginnt, sobald ein Prozess produktiv ist.
Der Grund für diese eigene Etappe ist einfach: eingeführte Software wird still wieder abgewählt, wenn niemand die alten Wege schließt und niemand zuständig ist, sobald etwas klemmt. Gearbeitet wird deshalb an drei Punkten zugleich, an der Schulung, an der Kommunikation und an der Messung der tatsächlichen Nutzung.
Am Ende stehen Unterlagen, die der Betrieb behält: ein Trainingskonzept mit Materialien, eine Workshop Dokumentation und ein Adoption Report, der die Nutzung belegt und die Nachsteuerung festhält. Wo die Nutzung hinter der Erwartung bleibt, wird nachgesteuert statt nachgefordert, also am Ablauf gearbeitet und nicht am Team. Ein fester Ansprechpartner bleibt über den Produktivstart hinaus erreichbar und ist auch dann noch zuständig, wenn das Projekt formal abgeschlossen ist.
Hintergrund
- 70 %
- aller Transformationsprojekte verfehlen ihre Ziele. Hauptursache: fehlende Einbindung der betroffenen Menschen (McKinsey Global Survey).
- 6×
- wahrscheinlicher ist der Projekterfolg, wenn exzellentes Change Management betrieben wird (Prosci Benchmarking Report).
- 58 %
- der österreichischen Mitarbeiter geben 'fehlende Einbindung in Entscheidungen' als Hauptgrund für die Ablehnung von Veränderungen an (WKO Befragung).
Warum Veränderungen scheitern
Widerstand gegen Veränderungen ist keine Charakterschwäche. Es ist eine natürliche Reaktion auf Unsicherheit. Unsere Aufgabe ist es, diese Unsicherheit durch Transparenz, Einbindung und ehrliche Kommunikation abzubauen. Das ADKAR Modell (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) bildet die wissenschaftliche Grundlage unseres Vorgehens.
Unser Vorgehen
ADKAR basiert, praxisnah, auf österreichische Unternehmenskultur abgestimmt
Stakeholder Analyse
Wer ist betroffen? Wer hat Einfluss? Wer könnte blockieren? Wir kartieren das Netzwerk an Interessen und Beziehungen und leiten daraus ab, wen wir wann und wie einbinden.
Kommunikationsplanung
Warum jetzt? Was ändert sich konkret? Was bleibt gleich? Was gewinnt das Team? Klare, ehrliche Antworten auf diese Fragen sind die Grundlage jeder erfolgreichen Veränderungskommunikation.
Einbindung & Co Design
Betroffene zu Beteiligten machen ist mehr als eine Floskel. Wir gestalten gezielte Workshops, in denen Teams neue Abläufe mitentwickeln. Was man selbst gebaut hat, lässt man nicht fallen.
Training & Befähigung
Nicht nur 'wie bediene ich das Tool', sondern 'warum ist diese neue Arbeitsweise besser für mich'. Wir trainieren praxisnah, in kleinen Gruppen, mit echten Anwendungsfällen aus dem Arbeitsalltag.
Adoption Monitoring & Reinforcement
Wir messen Nutzungsquoten, holen qualitatives Feedback und steuern nach. Wo Adoption stockt, greifen wir gezielt ein, etwa mit Coaching, nachgeschärfter Kommunikation oder angepassten Abläufen.
Was Sie erhalten
Stakeholder Karte
Übersicht aller betroffenen Gruppen mit Einfluss, Betroffenheit und empfohlener Einbindungsstrategie.
Kommunikationsplan
Strukturierter Plan mit Botschaften, Kanälen, Zeitpunkten und Verantwortlichkeiten.
Workshop Dokumentation
Ergebnisse der Co Design Workshops, Vereinbarungen und offene Punkte.
Trainingskonzept & Materialien
Rollenspezifische Schulungsunterlagen und Durchführungsplan.
Adoption Report
Kennzahlen zur tatsächlichen Nutzung, Feedback Auswertung und Nachsteuerungsmaßnahmen.
Aus der Praxis
Wiener Steuerberatungskanzlei · ~55 Mitarbeiter
Die Einführung eines digitalen Onboarding Prozesses für neue Mandate scheiterte beim ersten Versuch: Das System war technisch fertig, wurde aber kaum genutzt. Im zweiten Anlauf mit strukturiertem Change Management gestalteten Mitarbeiter den neuen Prozess in Workshops selbst mit, Trainings wurden auf konkrete Alltagssituationen zugeschnitten. Ergebnis: Onboarding von 3–4 Wochen auf 5 Werktage, 4 Stunden pro Woche eingespart und das Team war diesmal der stärkste Fürsprecher der Lösung.
Häufige Fragen
Scheitern ist keine Option. Entscheidend ist, die Menschen mitzunehmen.
Sprechen Sie mit uns darüber, wie wir Ihr Team durch die Veränderung begleiten können.