Prozesskosten berechnen: was Handarbeit wirklich kostet

Ein Ablauf kostet selten deshalb Geld, weil er schwierig ist. Er kostet Geld, weil er oft vorkommt. Zwölf Minuten für die Erfassung eines Auftrags fallen niemandem auf, und genau deshalb steht diese Position in keiner Auswertung. Sie liegt verteilt über das Jahr, über mehrere Personen und über hunderte einzelne Vorgänge.

Wer über eine Automatisierung nachdenkt, braucht diese Zahl vor der Werkzeugfrage. Ohne sie ist die Entscheidung über ein neues System eine Sache des Gefühls: Es fühlt sich nach viel Aufwand an, also muss sich etwas ändern. Mit ihr wird die Frage nüchtern, weil der Aufwand eines Ablaufs neben dem Aufwand seiner Änderung liegt.

Wie berechne ich, was ein manueller Ablauf im Jahr kostet?

Multiplizieren Sie die Zahl der Personen mit den Vorgängen pro Woche und mit den Minuten je Vorgang. Das Ergebnis mal 46 Arbeitswochen, geteilt durch 60, ergibt die Stunden pro Jahr. Mal dem internen Stundensatz ergibt es den Betrag in Euro.

Prozesskosten sind die Summe aus Arbeitszeit, Sachaufwand und Fehlerkosten, die ein wiederkehrender Ablauf in einem bestimmten Zeitraum verursacht. Die Formel oben erfasst davon den ersten Teil, die Arbeitszeit. Das ist Absicht: Arbeitszeit ist der einzige Teil, den ein Betrieb ohne Vorarbeit beziffern kann.

1. 1.Den Ablauf abgrenzen. Wo beginnt er, wo endet er. Ohne klare Grenze zählen zwei Personen etwas Verschiedenes.
2. 2.Die Personen zählen, die ihn ausführen, nicht die, die davon wissen.
3. 3.Die Vorgänge pro Woche zählen, über einen normalen Monat gemittelt und nicht über eine ruhige Woche.
4. 4.Die Minuten je Vorgang messen, samt Unterbrechungen und Rückfragen.
5. 5.Rechnen und das Ergebnis in Arbeitstagen notieren, nicht nur in Euro. Ein Betrag lässt sich wegdiskutieren, 69 Arbeitstage nicht.

Ein Beispiel mit runden Zahlen. Drei Personen, zwanzig Vorgänge je Person und Woche, zwölf Minuten je Vorgang. Das sind 720 Minuten pro Woche, über 46 Arbeitswochen also 552 Stunden oder 69 Arbeitstage zu acht Stunden. Bei einem internen Stundensatz von 45 Euro entspricht das rund 24.840 Euro im Jahr, für eine Tätigkeit, die im Einzelfall zwölf Minuten dauert.

Warum 46 Arbeitswochen und nicht 52?

Weil niemand 52 Wochen im Jahr arbeitet. Der gesetzliche Urlaub beträgt laut WKO 30 Werktage, in der Fünftagewoche also 25 Arbeitstage oder fünf Wochen. Dazu kommen die 13 gesetzlichen Feiertage, welche die WKO aus dem Arbeitsruhegesetz auflistet, und der übliche Krankenstand.

52 Wochen abzüglich fünf Wochen Urlaub sowie knapp drei Wochen Feiertage und Ausfall ergeben rund 44 bis 46. Gerechnet wird mit 46, damit das Ergebnis eher zu klein als zu groß ausfällt. Eine Zahl, die man verteidigen muss, überzeugt im Gespräch mit der Geschäftsführung niemanden.

Welcher Stundensatz gehört in die Rechnung?

Nicht der Bruttolohn, sondern das, was die Arbeitsstunde den Betrieb kostet. Auf das Brutto kommen die Dienstgeberabgaben, und die sind der Unterschied zwischen einer Rechnung, die trägt, und einer, die zu klein ausfällt.

Laut WKO beträgt der Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung 2026 in Summe 20,98 Prozent. Die WKO weist daneben den Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds mit 3,70 Prozent aus, den Zuschlag dazu je nach Landeskammer zwischen 0,31 und 0,40 Prozent, in Wien 0,36 Prozent, sowie die Kommunalsteuer mit 3 Prozent der Bemessungsgrundlage.

Zusammengezählt ergeben diese Sätze der WKO rund 28 Prozent Aufschlag auf das Brutto, noch ohne Positionen wie die betriebliche Vorsorge. Wer keinen eigenen Wert zur Hand hat, nimmt einen Orientierungswert: Laut Statistik Austria lagen die Arbeitskosten je geleisteter Arbeitsstunde 2025 im vorläufigen Ergebnis bei 45,76 Euro und damit 4,5 Prozent über 2024.

Dieser Wert ist ein Durchschnitt über den Produktionsbereich und weite Teile der Dienstleistung. Er ersetzt den eigenen Satz nicht, er zeigt die Größenordnung. Wichtiger als die zweite Nachkommastelle ist, dass im ganzen Betrieb derselbe Wert verwendet wird. Sonst rechnen zwei Abteilungen in zwei verschiedenen Währungen.

Woher kommen die Minuten je Vorgang?

Aus einer Messung, nicht aus einer Schätzung. Zwei Wochen genügen dafür. Entweder notiert die Person, die den Ablauf ausführt, Beginn und Ende, oder das System liefert die Zeitstempel ohnehin.

• Strichliste über zwei Wochen, geführt von der Person, die die Arbeit macht. Sie wird ehrlich geführt, wenn im Betrieb klar ist, dass der Ablauf gemessen wird und nicht die Person.
• Zeitstempel aus dem bestehenden System, etwa Eingang und Abschluss eines Tickets. Genau, aber sie enthalten Liegezeit, die keine Arbeitszeit ist.
• Gemeinsame Schätzung im Team, als Spanne vom schnellsten bis zum langsamsten Durchlauf. Der schwächste Weg, immer noch besser als eine Zahl aus einer einzelnen Erinnerung.

Schätzungen fallen fast immer zu niedrig aus, weil der Normalfall erinnert wird und die Ausnahme den Aufwand macht. Die fehlende Unterlage, die Rückfrage, der Fall, der zweimal angefasst wird. Messen Sie deshalb über einen Zeitraum, der Ausnahmen enthält, und rechnen Sie mit dem Mittelwert statt mit dem besten Durchlauf.

Was die Rechnung bewusst auslässt

Sie erfasst Arbeitszeit und sonst nichts. Fehlerkosten stehen nicht darin, also die Nacharbeit, die entsteht, wenn ein Wert falsch übertragen wurde. Wartezeit steht ebenfalls nicht darin: Ein Auftrag, der zwei Tage liegt, verbraucht keine Arbeitszeit, kann aber den Auftrag kosten.

Ebenso fehlen Lizenzen, Papier, Porto und Geräte. Das Ergebnis ist damit eine Untergrenze. Für eine Entscheidung ist das brauchbar, denn eine Untergrenze hält jeder Diskussion stand. Eine Hochrechnung mit geschätzten Fehlerkosten hält der ersten Rückfrage nicht stand.

Ab wann lohnt sich eine Änderung?

Wenn der jährliche Aufwand die einmalige Umstellung deutlich übersteigt und der Ablauf stabil genug ist, dass die Umstellung nicht in einem halben Jahr überholt ist. Die zweite Bedingung wird häufiger übersehen als die erste.

Als Richtwert dauert die Aufnahme eines einzelnen Ablaufs ein bis drei Tage, abhängig davon, wie viele Personen und Systeme beteiligt sind. Was die Umstellung selbst kostet, hängt vom Ergebnis dieser Aufnahme ab und lässt sich vorher nicht seriös beziffern. Eine Zahl, die vor dem Blick auf den Ablauf genannt wird, ist ein Wunsch und kein Angebot.

Sinnvoll ist, die Rechnung für drei bis fünf Abläufe zu machen und die Ergebnisse nebeneinander zu legen. Meist liegt einer davon deutlich über den übrigen. Damit ist die Reihenfolge geklärt, ohne dass sie jemand verhandeln muss.

Der Prozesskosten Rechner auf unserer Seite nimmt genau diese vier Werte und zeigt Stunden, Arbeitstage und Euro pro Jahr. Die Eingaben bleiben im Browser. Was sich von dieser Zahl abstellen lässt, klärt danach die Prozessaufnahme, und dafür steht unsere Seite zu Prozessdesign und Optimierung.