Optimierungsprojekte beginnen im Mittelstand selten mit einer Frage. Sie beginnen mit einer Lösung: ein neues System, eine Automatisierung, ein Werkzeug, das jemand gesehen hat. Das ist verständlich, denn eine Lösung ist greifbar. Nur führt sie regelmäßig dazu, dass ein Ablauf verbessert wird, der gar nicht das Problem war.
Der Schritt, der fast immer übersprungen wird, ist die Prozesslandkarte: eine Übersicht, welche Abläufe es überhaupt gibt, wer daran beteiligt ist und wo sie sich berühren. Sie ist unspektakulär, weil sie nichts verbessert. Sie sagt nur, was ist.
Warum der Überblick fehlt, obwohl alle den Betrieb kennen
In kleineren Unternehmen kennt jede Person ihren Teil sehr genau. Was fehlt, ist die Sicht auf die Übergänge. Genau dort entstehen aber die Verluste: Ein Auftrag wird per Mail weitergegeben und liegt zwei Tage. Eine Information wird zweimal erfasst, weil zwei Bereiche verschiedene Systeme nutzen. Eine Rückfrage geht an eine Person, die im Urlaub ist, ohne Vertretung.
Diese Stellen sind niemandem anzulasten, weil sie zwischen den Zuständigkeiten liegen. Sie werden erst sichtbar, wenn man den Ablauf einmal durchgehend aufzeichnet, statt ihn abteilungsweise zu beschreiben.
Wie die Aufnahme praktisch abläuft
- 1.Auslöser sammeln: Womit beginnt Arbeit im Unternehmen? Anfrage, Bestellung, Störung, Termin, Frist.
- 2.Je Auslöser den Weg verfolgen: Wer übernimmt, was passiert, wohin geht es weiter, bis der Fall abgeschlossen ist.
- 3.Systeme eintragen: In welchem Programm passiert welcher Schritt, und wo wird gewechselt.
- 4.Übergaben markieren: Jeder Wechsel zwischen Personen oder Systemen bekommt einen Punkt.
- 5.Mit den Beteiligten durchgehen und korrigieren, bis die Karte den Alltag zeigt und nicht die Sollvorstellung.
Der wichtigste Teil ist der letzte. Eine Landkarte, die den beschriebenen statt den gelebten Ablauf zeigt, ist wertlos, weil sie genau die Stellen glättet, an denen die Zeit verloren geht.
Was die Karte danach beantwortet
Sobald sie vorliegt, lassen sich Fragen beantworten, die vorher Meinungssache waren: An welcher Stelle warten Vorgänge am längsten? Welche Information wird mehrfach erfasst? Welcher Schritt hängt an einer einzigen Person? Welcher Ablauf ist so oft die Ausnahme, dass die Ausnahme der Normalfall ist?
Erst mit diesen Antworten ist die Frage nach dem Werkzeug sinnvoll. Vorher ist sie eine Wette. Genau deshalb steht die Aufnahme bei uns am Anfang und nicht die Toolauswahl.
Wenn im Betrieb Einigkeit besteht, dass etwas hakt, aber nicht worüber: Die Prozesslandkarte ist der Schritt, der diese Diskussion beendet, weil danach alle dasselbe Bild vor sich haben.