Seit 1. Juli 2026 gibt es Microsoft 365 Business Standard und Business Premium in einer Fassung mit eingebautem Copilot. Damit landet die Frage nach der Lizenz beim nächsten Verlängerungstermin von selbst auf dem Tisch, auch in Betrieben, die sich bis dahin nicht damit befasst haben.
Laut Statistik Austria setzten 2025 rund 30 Prozent der österreichischen Unternehmen ab zehn Beschäftigten Technologien der künstlichen Intelligenz ein, nach 20 Prozent im Jahr davor und 11 Prozent im Jahr 2023. Die Technologie kommt also im Betrieb an. Offen bleibt, welche Lizenz sich für wen rechnet.
Lohnt sich Microsoft 365 Copilot für ein kleines Unternehmen?
Für die Personen, deren Arbeitstag überwiegend in Outlook, Word, Excel und Teams stattfindet, und erst dann, wenn die Freigaben im Haus geordnet sind. Für alle übrigen ist die Lizenz eine laufende Ausgabe ohne Gegenwert.
Microsoft 365 Copilot ist ein Sprachmodell, das innerhalb der Microsoft 365 Anwendungen arbeitet und dabei auf die Daten zugreift, die der angemeldete Benutzer ohnehin sehen darf. Microsoft beschreibt es so: Copilot ruft Daten über Microsoft Graph ab und beachtet die bestehenden Berechtigungen, Freigabeeinstellungen und Richtlinien.
Daraus folgt beides. Copilot findet die Zahlen aus einem alten Angebot, weil die Unterlagen im selben Konto liegen. Und er legt einer Aushilfe ein Gehaltsblatt vor, wenn dieses Blatt in einer Ablage liegt, die vor Jahren für das ganze Haus geöffnet wurde.
Was kostet Microsoft 365 Copilot pro Benutzer?
Die österreichische Preisseite von Microsoft nennt drei Wege. Alle Beträge gelten je Benutzer und Monat im Jahresabonnement und ohne Umsatzsteuer.
- Business Standard mit Copilot Business: 20,36 Euro, laut der Preisseite von Microsoft für Österreich.
- Business Premium mit Copilot Business: 27,73 Euro, aus derselben Quelle.
- Copilot Business als Zusatzlizenz zu einem bestehenden Plan: 15,60 Euro als Aktionspreis vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026, regulär 18,20 Euro, ebenfalls laut Microsoft.
Für zehn Arbeitsplätze auf Business Standard mit Copilot sind das rund 2.443 Euro im Jahr. Wer mehr als 300 Plätze braucht, ist bei den Business Plänen ohnehin falsch: Microsoft begrenzt diese Familie laut seiner Produktbeschreibung auf 300 Plätze je Mandant.
Der größere Posten steht in keiner Preisliste: die Zeit für das Ordnen der Freigaben, für die Einweisung und für die Begleitung in den ersten Wochen. Als Richtwert liegt das Ordnen der Ablagen bei zwei bis fünf Tagen, abhängig davon, wie viele es gibt und wie lange niemand hineingesehen hat.
Was kann Copilot ohne bezahlte Lizenz?
Copilot Chat steht laut Microsoft berechtigten Microsoft 365 Benutzern ohne zusätzliche Lizenz zur Verfügung. Er arbeitet mit Inhalten aus dem Web und ist damit ein Werkzeug für Text, kein Zugang zur eigenen Ablage.
Das ergibt den brauchbarsten Maßstab vor einer Kaufentscheidung. Wer Copilot Chat im Haus bereits nutzt und dabei ständig Dateien von Hand in das Fenster kopiert, hat den Bedarf für die bezahlte Lizenz bereits belegt. Wo das Fenster kaum geöffnet wird, ändert eine monatliche Rechnung je Benutzer daran nichts.
Was vor der ersten Lizenz geordnet sein muss
Die Freigaben in SharePoint und OneDrive. Microsoft schreibt in seiner Anleitung zur Vorbereitung auf Copilot, dass SharePoint die Freigabeeinstellungen ab Werk auf die großzügigste Option stellt, und empfiehlt, sie vorher anzupassen.
- 1.Bestandsaufnahme der Ablagen. Microsoft bietet dafür im SharePoint Verwaltungsbereich eine geführte Prüfung an, die weit geteilte Inhalte und Ablagen ohne Eigentümer auflistet.
- 2.Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive enger stellen, samt Ablaufdatum für geteilte Links.
- 3.Die Berichte zur Steuerung des Datenzugriffs ansehen. Einer davon listet laut Microsoft die Ablagen, in denen in den letzten 28 Tagen Inhalte für die gesamte Organisation geteilt wurden.
- 4.Ablagen, die zugänglich bleiben müssen, aber in Antworten nichts verloren haben, von der Auffindbarkeit ausnehmen.
- 5.Erst danach die ersten Lizenzen vergeben.
Diese Reihenfolge trennt eine Einführung, über die niemand spricht, von einem Vorfall in der zweiten Woche. Ein Werkzeug, das jede Frage beantwortet, macht jede alte Nachlässigkeit bei den Rechten sichtbar, und zwar gegenüber der eigenen Belegschaft.
Copilot erfindet keine Berechtigungen, er nutzt die vorhandenen. Wer die Freigaben vorher nicht ordnet, kauft mit der Lizenz vor allem eine Suchmaschine für die eigenen Altlasten.
Wie testet man Copilot in vier Wochen?
Mit einer kleinen Gruppe, festen Aufgaben und einer Messung davor. Fünf bis acht Personen aus verschiedenen Rollen genügen, und die Lizenzen lassen sich für genau diese Gruppe buchen.
Vor dem Start halten Sie fest, welche drei Aufgaben Copilot übernehmen soll. Etwa die Zusammenfassung von Besprechungen, den ersten Entwurf einer Angebotsmail und das Auffinden von Zahlen in älteren Unterlagen. Zu jeder Aufgabe notieren Sie, wie lange sie heute dauert. Was der Jahresaufwand dahinter ist, rechnet unser Prozesskosten Rechner aus vier Werten aus.
In der Testzeit berichtet die Gruppe einmal pro Woche in einer Viertelstunde. Was hat funktioniert, und was hat mehr Zeit gekostet als vorher. Die zweite Frage ist die wichtigere, denn sie bringt die Fälle ans Licht, in denen das Ergebnis nachkontrolliert werden musste.
Dazu gehört eine schriftliche Regel, was in das Fenster eingegeben werden darf und was nicht. Der AI Act sieht in Artikel 4 seit 2. Februar 2025 vor, dass Betreiber für ausreichende KI Kompetenz der Personen sorgen, die ein KI System in ihrem Auftrag einsetzen. Ob und in welcher Form das im Einzelfall gilt, ist rechtlich zu prüfen.
Woran Sie nach dem Test entscheiden
Am Verhalten der Gruppe, nicht an ihrer Begeisterung. Fragen Sie am letzten Tag, wer die Lizenz wieder abgeben würde. Wer dabei zögert, hat sie in seinen Arbeitsablauf eingebaut. Das ist der Beleg, den eine Zufriedenheitsumfrage nicht liefert.
Rechnen Sie dabei nicht mit einem Sprung. Eine dänische Untersuchung von Anders Humlum und Emilie Vestergaard, veröffentlicht am Becker Friedman Institute der Universität Chicago, verknüpft Befragungen zur Nutzung von KI Chatbots mit Verwaltungsdaten des Arbeitsmarkts. Zwei Jahre nach dem Start von ChatGPT findet die Studie keine Wirkung auf Verdienst und erfasste Arbeitszeit und schließt Effekte über 2 Prozent aus.
Dieselbe Untersuchung beschreibt, was sich sehr wohl ändert: Die Arbeit ordnet sich um, es entstehen neue Aufgaben rund um das Erzeugen von Inhalten, die Aufsicht über die Ergebnisse und die Einbindung der Werkzeuge. Eine Lizenz allein verändert keinen Ablauf, sie macht einzelne Schritte schneller. Am Ende eines Tests steht deshalb die Entscheidung, welche zwei Abläufe Sie mit dem Werkzeug neu aufsetzen.
Welche Lizenz die richtige ist, entscheidet sich an den Abläufen und nicht am Datenblatt. Wie wir Werkzeuge auswählen, einführen und danach messen, steht auf unserer Seite zu Tool Auswahl und Rollout. Was ein einzelner Ablauf heute im Jahr kostet, rechnet der Prozesskosten Rechner aus.