In vielen mittelständischen Betrieben ist über die Jahre eine Systemlandschaft entstanden, die niemand so geplant hat: ein CRM im Vertrieb, eine Projektsoftware in der Technik, eine Aufgabenliste im Marketing, ein geteiltes Laufwerk für alles Übrige, und dazwischen Mail als eigentliches Betriebssystem.
Der Reflex, das als Unordnung zu behandeln, führt in die Irre. Jedes dieser Systeme wurde eingeführt, weil ein konkreter Bedarf offen war und niemand zuständig war, ihn zentral zu lösen. Wildwuchs ist ein Zuständigkeitsproblem, das sich als Werkzeugproblem zeigt.
Was Wildwuchs tatsächlich kostet
- Doppelte Erfassung: dieselbe Kundenangabe wird in zwei Systemen gepflegt, und beide sind irgendwann verschieden.
- Suchzeit: Bevor gearbeitet wird, wird gesucht, in welchem System der aktuelle Stand liegt.
- Übergaben: Wer aus einem Bereich in den anderen übergibt, kopiert von Hand.
- Wissen an Personen gebunden: Nur wer das System eingeführt hat, kennt seine Eigenheiten.
- Lizenzen für Systeme, die kaum noch jemand verwendet, aber niemand kündigt.
Von diesen Punkten wiegen die ersten beiden am schwersten, obwohl in der Diskussion meist über die Lizenzkosten gesprochen wird. Lizenzen sind sichtbar, Suchzeit nicht.
Aufräumen ohne Stillstand
- 1.Aufnehmen, welche Systeme im Einsatz sind, wer sie nutzt und wofür. Ohne Bewertung, sonst werden Systeme verschwiegen.
- 2.Je Datenart ein führendes System bestimmen: Wo steht die verbindliche Fassung von Kundendaten, Angeboten, Projekten, Dokumenten.
- 3.Doppelerfassungen sichtbar machen und entscheiden, welche davon durch eine Verbindung, welche durch Verzicht auf ein System aufgelöst wird.
- 4.In kleinen Schritten ablösen, je Schritt mit einem klaren Zeitpunkt, ab dem das alte System nicht mehr gepflegt wird.
- 5.Zuständigkeit festlegen: eine Person, die zustimmt, bevor ein neues System dazukommt.
Der letzte Schritt ist der einzige, der verhindert, dass die Landschaft in zwei Jahren wieder aussieht wie vorher. Ohne benannte Zuständigkeit ist Aufräumen eine einmalige Aktion und keine Lösung.
Der Fehler, der Aufräumprojekte scheitern lässt
Der häufigste Fehler ist, mit dem System zu beginnen, das am meisten stört, statt mit dem, das am meisten trägt. Wer zuerst das gut funktionierende Werkzeug einer Abteilung abschafft, weil es nicht in die Zielarchitektur passt, verliert die Zustimmung genau der Personen, die man für den Rest braucht.
Der bessere Einstieg ist eine Doppelerfassung, unter der alle leiden. Sie ist unstrittig, betrifft mehrere Bereiche und zeigt schnell ein Ergebnis, das niemand verteidigen muss.
Wir nehmen die Landschaft auf und legen mit Ihnen fest, welches System je Datenart führt. Das ist der Teil, der intern schwer zu entscheiden ist, weil er Zuständigkeiten berührt.