Digitalisierungsberatung: Kosten und was sie leistet

Die Frage kommt meist nach zwei Minuten am Telefon: Was kostet das bei Ihnen? Sie ist berechtigt und schwer zu beantworten, weil unter dem Wort Digitalisierungsberatung sehr verschiedene Dinge verkauft werden. Eine halbtägige Analyse gehört dazu und ein Projekt über neun Monate auch.

Nützlicher als eine Preisliste ist deshalb eine Grenze. Wer weiß, was eine Beratung übernimmt und was im eigenen Haus bleibt, kauft den richtigen Abschnitt ein und zahlt nicht für den falschen.

Was kostet eine Digitalisierungsberatung für ein KMU?

Das hängt am Umfang, und für Österreich gibt es zwei belastbare Anker. Bei der geförderten Unternehmensberatung der WKO Wien muss der vereinbarte Stundensatz laut WKO mindestens 90 Euro netto betragen. Das Beratungsfördermodell der Technologie und InnovationsPartner in Niederösterreich rechnet ebenfalls mit einem vereinbarten Stundensatz von 90 Euro und bezuschusst davon höchstens 55 Euro je Stunde.

Daraus ergibt sich als Richtwert: eine Aufnahme der Abläufe mit Maßnahmenplan liegt im niedrigen vierstelligen Bereich, eine Begleitung über mehrere Monate im vierstelligen Bereich je Monat, abhängig davon, wie viele Abläufe und Standorte betroffen sind. Bei Optima kostet das Einstiegspaket Analyse und Fahrplan 3.900 Euro netto als Festpreis für rund zwei Wochen, angerechnet auf einen anschließenden Umsetzungs Sprint. Das ist ein Listenpreis und kein Angebot für Ihren Fall.

Was ist eine Digitalisierungsberatung?

Eine Digitalisierungsberatung ist eine zeitlich begrenzte Leistung von außen, die die Abläufe eines Betriebs aufnimmt, bewertet und in eine Reihenfolge von Maßnahmen übersetzt, die der Betrieb danach umsetzen kann. Was davon die Beratung selbst umsetzt, steht im Auftrag und nicht im Wort.

Gewerberechtlich stehen hinter dem Begriff zwei verschiedene Berechtigungen. Die Unternehmensberatung einschließlich der Unternehmensorganisation führt § 94 Z 74 Gewerbeordnung 1994 unter den reglementierten Gewerben auf, bei der Anmeldung ist ein Befähigungsnachweis zu erbringen. Das Gewerbe Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik ist laut WKO ein freies Gewerbe, für das weder Prüfung noch Ausbildung nachzuweisen sind. Beide dürfen Digitalisierungsprojekte begleiten, und beide tun es. Fragen Sie im Erstgespräch, welche der beiden Berechtigungen vorliegt.

Was leistet eine Digitalisierungsberatung?

Sie bringt die Arbeit, für die im Tagesgeschäft kein Block frei wird: die Abläufe aufnehmen, die Hebel bewerten, eine Reihenfolge festlegen und die Einführung begleiten. Fünf Ergebnisse machen das greifbar.

• Aufnahme: wie ein Ablauf heute wirklich läuft, mit der Menge je Woche und den Stellen, an denen Arbeit liegen bleibt.
• Bewertung: welche Maßnahme welchen Aufwand kostet und was sie an Zeit oder Fehlern spart.
• Reihenfolge: womit begonnen wird, damit der zweite Schritt auf dem ersten aufsetzt statt daneben.
• Auswahl: Anforderungen auf Papier, Angebote vergleichbar machen, Vertrag und Ausstieg prüfen.
• Einführung: Konfiguration, Test mit echten Fällen, Schulung und eine Nachbetreuung nach dem Start.

Was leistet eine Digitalisierungsberatung nicht?

Sie nimmt keine Entscheidung ab und sie ersetzt keine Stelle im Haus. An diesen beiden Punkten gehen Erwartung und Leistung am häufigsten auseinander, und zwar erst in Woche sechs.

• Keine Entscheidung: welcher Ablauf künftig gilt und welches Werkzeug gekauft wird, entscheidet die Geschäftsführung. Die Beratung legt die Grundlage dafür vor.
• Kein IT Betrieb: Wartung, Datensicherung, Hotline und Lizenzverwaltung gehören zum IT Dienstleister und stehen in einem anderen Vertrag.
• Keine Gewähr für die Nutzung: ein Werkzeug wird verwendet, wenn jemand im Haus die Rolle dafür trägt. Diese Person kommt aus dem Betrieb.
• Keine Rechtsberatung: DSGVO, AI Act und Verträge werden im Konzept berücksichtigt, beurteilt werden sie von Juristen.
• Keine Förderstelle: beim Antrag kann eine Beratung unterstützen, bewilligt wird er anderswo.

Welche Förderungen gibt es in Österreich für die Beratung?

Drei Wege sind für kleine Betriebe erreichbar. Alle drei verlangen den Antrag vor dem Beginn der Beratung.

• KMU.DIGITAL: Laut den Förderunterlagen auf kmudigital.at werden Analysen des Status und der Potenziale mit 80 Prozent der Beratungskosten bezuschusst, höchstens 400 Euro. Strategieberatungen werden laut derselben Quelle mit 50 Prozent bezuschusst, höchstens 1.000 Euro, und der maximale Zuschuss je Unternehmen und Förderschiene liegt bei 3.000 Euro. Die Antragstellung für Beratungsleistungen wurde am 12. Jänner 2026 wieder geöffnet.
• Geförderte Unternehmensberatung der WKO Wien: Laut WKO Wien werden je Kalenderjahr und Unternehmen höchstens 30 Stunden gefördert, aufgeteilt auf eine Einzelthemenberatung mit 10 Stunden und eine Strategieberatung mit 20 Stunden. Der Zuschuss beträgt 66 Euro je Stunde für Gründer und Jungunternehmen in den ersten drei Jahren und 44 Euro je Stunde ab dem vierten Jahr.
• Beratungsfördermodell der Technologie und InnovationsPartner in Niederösterreich: Laut tip-noe.at werden höchstens 55 Euro je Stunde bezuschusst, bei Innovationsprojekten für höchstens 60 Stunden und damit höchstens 3.300 Euro, bei Projekten in Forschung und Entwicklung für höchstens 80 Stunden und damit höchstens 4.400 Euro.

Zwei Einschränkungen gehören in dieselbe Zeile. Gefördert werden nur Leistungen, die nach der Antragstellung anfallen, was eine Beratung ausschließt, die schon begonnen hat. Und auf KMU.DIGITAL ist derzeit kein Verlass: Auf kmudigital.at steht, dass das Budget von KMU.DIGITAL 4.0 vollständig ausgeschöpft ist, eine Antragstellung für Beratungs und Umsetzungsförderung nicht mehr möglich ist und das Programm ab 2027 nicht fortgeführt wird. Planen Sie das Vorhaben deshalb so, dass es ohne Zuschuss trägt.

Wie halten Sie die Kosten im Rahmen?

Indem Sie den Auftrag in Abschnitte teilen, die einzeln abgenommen werden. Ein Auftrag mit einem einzigen Ergebnis am Ende kostet mehr als drei Abschnitte mit drei Ergebnissen, weil nach jedem Abschnitt die Entscheidung über den nächsten offen bleibt.

1. 1.Die eigene Frage vor dem ersten Gespräch aufschreiben, in zwei Sätzen und ohne Produktnamen.
2. 2.Den ersten Abschnitt klein halten: Aufnahme der Abläufe und Maßnahmenplan, mit festem Preis und festem Termin.
3. 3.Im Angebot verlangen, welche Unterlagen am Ende vorliegen, wer sie erstellt und wie viele Stunden dafür vorgesehen sind.
4. 4.Den Förderantrag vor dem Start stellen, nicht nach der ersten Rechnung.
5. 5.Nach dem ersten Abschnitt entscheiden, ob die Umsetzung im Haus bleibt, zum IT Dienstleister geht oder bei der Beratung.

Was in den einzelnen Abschnitten steckt, beschreibt unsere Seite zur Digitalisierungsberatung, die Gegenüberstellung der drei Beratungspakete steht auf der Seite zu den Leistungen. Was ein Ablauf von Hand heute kostet, rechnet der Prozesskosten Rechner aus. Das ist die Zahl, gegen die jedes Angebot zu halten ist.

Eine Digitalisierungsberatung ist kein Zustand, sondern ein Auftrag mit Anfang und Ende. Ihr Geld wert ist sie, wenn danach eine Entscheidung möglich ist, die vorher nicht möglich war. Fragen Sie im Erstgespräch deshalb weniger nach dem Stundensatz und mehr danach, was am letzten Tag auf dem Tisch liegt.