Eine Softwareauswahl beginnt oft so: drei Systeme auf der Liste, die Demos vereinbart, offen nur die Frage, wer beim Vergleichen hilft. Die Gegenfrage lautet, was in diesen Terminen geprüft werden soll. Auf Papier steht das selten.
Ein Lastenheft schließt diese Lücke, und es muss dafür kein Buch sein. Ein Dokument, das ein Anbieter in einer halben Stunde liest und Punkt für Punkt beantworten kann, trägt eine Auswahl besser als ein Werk, das niemand bis zum Ende prüft.
Wie schreibe ich ein Lastenheft für eine Softwareauswahl?
Indem Sie Ihre Abläufe beschreiben und nicht die gewünschte Software. Halten Sie je Ablauf fest, was heute passiert, wer beteiligt ist, welche Daten dabei entstehen und woran Sie erkennen würden, dass ein System diesen Ablauf trägt. Alles, was ein Anbieter nicht mit ja, nein oder einem Preis beantworten kann, gehört nicht hinein.
Ein Lastenheft ist nach DIN 69901-5 die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Es beschreibt das Was und das Wofür. Die Antwort des Anbieters darauf, also das Wie und das Womit, heißt Pflichtenheft und kommt später.
Was gehört in ein Lastenheft für ein KMU?
Sieben Abschnitte genügen in einem Kleinbetrieb. Jeder davon beantwortet eine Frage, die ein Anbieter sonst für Sie erfinden muss.
- Ziel und Anlass: Welches Problem soll weg sein, und woran würden Sie das im Alltag merken.
- Heutiger Ablauf: Die betroffenen Schritte in ihrer Reihenfolge, mit der Menge je Woche.
- Beteiligte: Wer arbeitet täglich damit, wer selten, wer schaut nur hinein.
- Fachliche Anforderungen: Was das System können muss, je Anforderung ein Satz.
- Daten und Verbindungen: Welche Systeme bleiben, welche Daten müssen übernommen werden.
- Rahmen: Budget als Spanne, Wunschtermin, gesetzliche Vorgaben, Sprachen, Standorte.
- Abnahme: Welche Fälle müssen am Ende durchlaufen, bevor Sie das System freigeben.
Der häufigste Fehler steckt im vierten Abschnitt. Dort entsteht eine Liste von Funktionen, abgeschrieben aus den Unterlagen der Anbieter. Eine Anforderung lautet aber nicht „Dokumentenmanagement“. Sie lautet: Ein Angebot entsteht aus den Daten des Auftrags und ist nach dem Versand beim Kunden auffindbar.
Wie formuliert man eine Anforderung, die man später prüfen kann?
In einem Satz, mit einem Auslöser, einem Ergebnis und einer Größe, die man messen kann. Taugt der Satz nicht als Testfall, taugt er auch nicht als Anforderung.
- Schwach: Das System soll die Angebotslegung beschleunigen.
- Prüfbar: Aus einem bestätigten Auftrag entsteht ein Angebot in höchstens drei Schritten, ohne dass Kundendaten erneut eingegeben werden.
Das Glossar des International Requirements Engineering Board nennt eine Anforderung einen von einem Beteiligten wahrgenommenen Bedarf oder eine Fähigkeit, die ein System haben soll. Beides gehört ins Dokument: der Bedarf erklärt, warum die Fähigkeit auf der Liste steht, und er trägt den Namen der Person, die sie gestellt hat.
Bewerten Sie jede Anforderung mit Pflicht, Wunsch oder Später. Ohne diese Spalte wiegen alle Zeilen gleich schwer, und am Ende entscheidet der Preis, weil die Unterschiede zwischen den Angeboten im Dokument nicht sichtbar werden.
Welche österreichischen Vorgaben gehören ins Lastenheft?
Die, an denen ein Werkzeug später scheitern kann, obwohl es in der Demo überzeugt hat. Vier davon sind für fast jeden Betrieb in Österreich gleich.
- Rechnungen in strukturierter Form: Bundesdienststellen nehmen laut WKO seit 1. Jänner 2014 nur noch elektronische Rechnungen an, im Format ebInterface über das Unternehmensserviceportal. Laut WKO waren 2025 in Österreich 98 Prozent der versandten Rechnungen PDF Dateien, und dieses Format ist ab 2030 für Rechnungen zwischen Unternehmen in der EU nicht mehr erlaubt.
- Aufbewahrung: Auch elektronische Rechnungen sind laut WKO sieben Jahre lang aufzubewahren. Das System muss sie also so lange lesbar halten oder herausgeben können.
- Auftragsverarbeitung: Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten für Sie, verweist die WKO auf einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, schriftlich, wobei elektronisch auch als schriftlich gilt. Darin stehen die Bindung an dokumentierte Weisungen, die Genehmigung weiterer Auftragsverarbeiter sowie Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende.
- Ausstieg: Nach dem Data Act, der Verordnung (EU) 2023/2854, die laut WKO seit 12. September 2025 gilt, haben Kunden ein Recht auf den Wechsel des Anbieters. Die RTR nennt eine Kündigungsfrist von höchstens zwei Monaten und danach einen Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen. Ab 12. Januar 2027 dürfen keine Wechselentgelte mehr verlangt werden.
Diese Punkte stehen im Rahmen und nicht im Anhang, weil sie ein Angebot ausschließen können. Ein System ohne Weg zu strukturierten Rechnungen ist heute brauchbar und in fünf Jahren eine Baustelle. Trägt die Software KI Funktionen, die mit Menschen sprechen oder Inhalte erzeugen, sieht Artikel 50 AI Act seit 2. August 2026 Transparenzpflichten vor. Ob das im Einzelfall gilt, ist rechtlich zu prüfen.
Wie lang soll ein Lastenheft sein?
Als Richtwert fünf bis zehn Seiten für einen Bereich, zehn bis zwanzig Seiten für einen Betrieb, der mehrere Bereiche gleichzeitig umstellt. Länge ist kein Qualitätsmerkmal. Prüfbarkeit ist eines. Fünf Schritte führen zu einem Dokument in dieser Größe.
- 1.Zwei Stunden mit den Menschen, die den Ablauf täglich machen. Das Mitschreiben übernehmen Sie.
- 2.Je Ablauf eine Seite: Auslöser, Schritte, beteiligte Systeme, Menge je Woche, bekannte Fehlerquellen.
- 3.Aus diesen Seiten die Anforderungen ableiten und jede mit Pflicht, Wunsch oder Später bewerten.
- 4.Den Rahmen ergänzen: Budget als Spanne, Wunschtermin, gesetzliche Vorgaben, Zahl der Arbeitsplätze.
- 5.Das Dokument von einer Person gegenlesen lassen, die den Betrieb nicht kennt. Was sie nicht versteht, versteht der Anbieter auch nicht.
Danach gehen dieselben Fragen an alle Anbieter, und die Antworten landen Zeile für Zeile in einer Vergleichsmatrix. Wie wir Anforderungen erheben und daraus eine Auswahl machen, steht auf unserer Seite zu Tool Auswahl und Rollout, die Abläufe davor im Beitrag zum Dokumentieren von Prozessen.
Woran erkennt man ein schlechtes Lastenheft?
An drei Stellen. Es nennt Produktnamen statt Anforderungen, dann ist die Entscheidung längst gefallen und die Auswahl eine Vorstellung. Es enthält keine Mengen, dann kann kein Anbieter einen Preis nennen. Und es hat keine Spalte für die Priorität, dann ist jede Zeile eine Pflicht und kein Angebot passt.
Ein Lastenheft ist keine Formsache. Es ist der einzige Teil einer Softwareauswahl, der ganz in Ihrer Hand liegt, und er entscheidet darüber, ob Sie am Ende Angebote vergleichen oder Demos bewundern.