Sobald in einem Betrieb sichtbar wird, dass dieselbe Information an zwei Stellen gepflegt wird, folgt fast automatisch die Forderung nach einer Schnittstelle. Das ist häufig richtig und manchmal die teuerste Art, ein Organisationsproblem zu verlängern.
Denn eine Schnittstelle beseitigt die Doppelerfassung nicht, sie automatisiert sie. Das ist ein Unterschied: Die zweite Stelle existiert weiter, sie wird nur nicht mehr von Hand gefüllt. Alles, was daran hängt, bleibt bestehen, einschließlich der Frage, welche Fassung gilt, wenn beide auseinanderlaufen.
Drei Fragen vor der Verbindung
- 1.Braucht das zweite System diese Daten wirklich, oder wurde die Kopie einmal angelegt, weil der Zugriff auf das erste unbequem war?
- 2.Welches System ist führend? Ohne diese Festlegung wird jede Schnittstelle zu einem Abgleichproblem.
- 3.Was passiert bei einem Fehler? Wer merkt, dass seit Dienstag nichts mehr übertragen wird?
Die dritte Frage entscheidet über die Betriebssicherheit und wird am seltensten gestellt. Eine Schnittstelle ohne Rückmeldung im Fehlerfall ist gefährlicher als gar keine, weil sich alle auf sie verlassen, während sie stillsteht.
Wo sich Integration zuerst rechnet
Aus der Praxis lohnt sich der Anfang fast immer dort, wo Daten die Grenze zwischen zwei Bereichen überqueren und dabei von Hand kopiert werden:
- Vom Angebot in die Auftragsabwicklung: dieselben Positionen, zweimal getippt.
- Von der Zeiterfassung in die Abrechnung: monatlich, unter Zeitdruck, fehleranfällig.
- Vom Kontaktformular in die Kundenverwaltung: sonst bleibt der Erstkontakt im Postfach.
- Von der Bestellung in den Lagerstand: sonst stimmt keine Auskunft an den Kunden.
Was sich dagegen selten rechnet, sind Verbindungen zwischen zwei Systemen, die dieselbe Aufgabe erfüllen. Dort ist die Schnittstelle meist ein Ersatz für die Entscheidung, welches der beiden Systeme bleibt.
Die einfachste Lösung wird oft übersehen
Manche Doppelerfassung verschwindet ohne Technik: durch einen Zugang für die Person, die bisher nachgefragt und mitgeschrieben hat. Der Grund für viele Kopien ist nicht ein fehlender Datenfluss, sondern eine fehlende Berechtigung. Das zu prüfen kostet eine halbe Stunde und erspart im besten Fall ein Projekt.
Wir sehen uns die Übergabepunkte an und sagen offen, welche eine Verbindung rechtfertigen und welche mit einer Entscheidung oder einer Berechtigung erledigt sind.