KI Kompetenz nach Artikel 4: was jetzt zu tun ist

Die meisten Unternehmen verbinden den AI Act mit Hochrisiko Systemen, Konformitätsbewertungen und Fristen, die noch weit weg wirken. Die Bestimmung, die als erste praktisch relevant wurde, ist dagegen unspektakulär und betrifft fast jeden Betrieb: Artikel 4, KI Kompetenz.

Sie gilt seit 2. Februar 2025 und verlangt von Anbietern und Betreibern von KI Systemen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit diesen Systemen arbeiten, über ein ausreichendes Maß an KI Kompetenz verfügen. Kein Formular, keine Meldung, keine Behörde, die etwas ausstellt. Genau das macht die Bestimmung leicht zu übersehen.

Wen die Bestimmung anspricht

Der AI Act unterscheidet zwischen Anbietern, die ein KI System entwickeln und in Verkehr bringen, und Betreibern, die ein System im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit verwenden. Die zweite Gruppe ist die große: Sie umfasst jedes Unternehmen, das KI Werkzeuge im Arbeitsalltag einsetzt.

In der Praxis heißt das oft mehr, als die Geschäftsführung annimmt. Der Chatbot auf der Website. Das Textwerkzeug, mit dem das Marketing Entwürfe schreibt. Die Funktion im CRM, die Angebote priorisiert. Die Übersetzung im Mail Programm. Vieles davon wurde nie als KI Einführung entschieden, sondern hat sich eingeschlichen.

Was ausreichende Kompetenz bedeutet

Der Text nennt drei Bezugspunkte: die technischen Kenntnisse und die Erfahrung der Personen, ihre Ausbildung, und den Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden. Das ist kein Lehrplan, sondern ein Maßstab. Wer Kundendaten durch ein KI Werkzeug schickt, braucht anderes Wissen als wer sich Textentwürfe erzeugen lässt.

Aus der Beratungspraxis heraus lässt sich der Bedarf gut an drei Fragen prüfen, die im Betrieb ehrlich beantwortet werden sollten:

• Weiß jede Person, die ein KI Werkzeug nutzt, welche Daten sie dort eingeben darf und welche nicht?
• Ist bekannt, dass Ergebnisse falsch sein können, und wer sie vor der Verwendung prüft?
• Ist geklärt, wer im Unternehmen entscheidet, ob ein neues Werkzeug eingesetzt werden darf?

Wenn eine dieser Fragen im Raum stehen bleibt, ist das kein Schulungsproblem allein, sondern ein Organisationsproblem. Kompetenz ohne Zuständigkeit verpufft.

Wie ein Nachweis aussehen kann

Weil die Verordnung keine Form vorschreibt, entscheidet die Nachvollziehbarkeit. Ein brauchbarer Nachweis beantwortet ohne Rückfragen: wer, wann, welche Inhalte, zu welchen Werkzeugen. In der Praxis reicht dafür eine geführte Liste plus die Unterlagen, die tatsächlich verwendet wurden.

1. 1.Bestandsaufnahme: welche KI Werkzeuge werden im Betrieb tatsächlich verwendet, auch die nicht offiziell eingeführten.
2. 2.Zuordnung: welche Rollen arbeiten mit welchem Werkzeug, und mit welchen Daten.
3. 3.Inhalte: Grundlagen für alle, vertiefte Inhalte für Rollen mit Daten oder Kundenkontakt.
4. 4.Protokoll: Datum, Teilnehmende, Inhalte, verwendete Unterlagen, aufbewahrt wie andere Personalunterlagen.
5. 5.Wiederholung: bei neuen Werkzeugen und neuen Mitarbeitenden, nicht nach starrem Kalender.

Der häufigste Fehler

Der häufigste Fehler ist die allgemeine Schulung ohne Bezug zum Betrieb. Ein Vortrag über künstliche Intelligenz erfüllt den Zweck nicht, wenn er nicht sagt, welche Werkzeuge hier verwendet werden, welche Daten hier hineindürfen und wer hier entscheidet. Der Maßstab der Verordnung ist ausdrücklich der Kontext des Einsatzes.

Der zweitäufigste Fehler ist, die Bestandsaufnahme zu überspringen. Wer nicht weiß, welche Werkzeuge im Umlauf sind, kann weder schulen noch dokumentieren. Diese Aufnahme dauert selten länger als ein bis zwei Tage und ist die Grundlage für alles Weitere.

Wenn Sie wissen möchten, welche KI Werkzeuge in Ihrem Betrieb tatsächlich im Einsatz sind und was daraus folgt, ist die Bestandsaufnahme der richtige erste Schritt. Wir führen sie durch und halten das Ergebnis so fest, dass es als Grundlage für Schulung und Dokumentation dient.