Eine Kündigung trifft den Betrieb selten am Tag der Kündigung. Sie trifft ihn drei Monate später, wenn der erste Fall auftaucht, den bisher nur eine Person entschieden hat. Dann fehlt nicht das Handbuch. Es fehlt die Begründung, warum bei diesem Kunden anders kalkuliert wird als bei allen anderen.
Wissen, das an eine Person gebunden ist, fällt in keiner Auswertung auf, solange die Person da ist. Sichtbar wird es durch ihr Fehlen. Wer die Wochen zwischen Ankündigung und letztem Arbeitstag ungenutzt lässt, zahlt den Verlust später: in Rückfragen bei ehemaligen Kollegen, in Fehlern bei Sonderfällen und in einer Einarbeitung, die doppelt so lange dauert.
Wie sichere ich Wissen, wenn langjährige Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?
Indem Sie zuerst die Aufgaben benennen, die ohne diese Person stillstehen, und nur diese aufnehmen. Alles andere kann warten, und das meiste davon steht ohnehin schon irgendwo.
Wissenssicherung ist die geplante Aufnahme von Wissen, das an eine einzelne Person gebunden ist, damit eine andere Person die Aufgabe danach ohne Rückfrage bei der ersten erledigen kann. Der Maßstab ist also nicht die Zahl der Dokumente, sondern ob jemand anderer die Arbeit übernimmt.
- 1.Die Aufgaben der ausscheidenden Person auflisten, gemeinsam mit ihr und nicht über sie hinweg.
- 2.Je Aufgabe festhalten, wer sie sonst noch kann. Steht dort niemand, gehört die Aufgabe auf die Liste.
- 3.Die übernehmende Person früh benennen. Ohne Empfänger entsteht aus der Aufnahme ein Dokument für die Ablage.
- 4.Das Wissen an abgeschlossenen Fällen aufnehmen statt im allgemeinen Gespräch über den Beruf.
- 5.Die Übergabe mit einer echten Aufgabe erproben, solange die ausscheidende Person noch im Haus ist.
Welches Wissen gehört zuerst gesichert?
Das Wissen hinter den Entscheidungen, nicht die Bedienung der Software. Klickwege stehen in der Anleitung des Herstellers. Die Regel für den Sonderfall steht nirgends.
- Entscheidungen, die niemand sonst vertreten kann: eine Kalkulation, ein Nachlass, die Freigabe einer Abweichung.
- Sonderfälle mit teuren Folgen: der Kunde mit eigener Liefervereinbarung, das Teil mit der langen Beschaffungszeit.
- Kontakte: wer bei welchem Lieferanten tatsächlich antwortet und welche Frage vorab geklärt sein will.
- Stille Termine: die Meldung, die einmal im Jahr fällig ist und an die bisher eine einzige Person gedacht hat.
Nicht auf die Liste gehört, was im System nachvollziehbar ist oder im Handbuch des Herstellers steht. Der Prüfstein ist eine Frage: Was passiert, wenn diese Aufgabe nächste Woche falsch erledigt wird? Bleibt die Antwort harmlos, sparen Sie sich die Aufnahme.
Wie viel Zeit bleibt zwischen Kündigung und letztem Arbeitstag?
Weniger, als die Kündigungsfrist vermuten lässt. Laut WKO beträgt die Frist bei einer Arbeitgeberkündigung im ersten und zweiten Dienstjahr sechs Wochen und steigt ab dem dritten Dienstjahr auf zwei Monate, ab dem sechsten auf drei, ab dem sechzehnten auf vier und ab dem sechsundzwanzigsten auf fünf Monate. Seit 1. Oktober 2021 gelten diese Fristen laut WKO einheitlich für Angestellte und Arbeiter.
Kündigt die Person selbst, ist die gesetzliche Frist laut WKO ein Monat zum Letzten des Kalendermonats, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Das ist der häufigere Fall bei erfahrenen Fachkräften. Dazu kommt, dass die Frist nicht als Arbeitszeit zur Verfügung steht: Bei einer Arbeitgeberkündigung besteht laut WKO Anspruch auf wöchentlich mindestens ein Fünftel der regelmäßigen Arbeitszeit für die Postensuche, und Resturlaub sowie das laufende Tagesgeschäft gehen ebenfalls von der Frist ab.
Der Termin für die Wissenssicherung ist der Tag der Kündigung, nicht die letzte Woche. In der letzten Woche ist die Person gedanklich im neuen Job, und der Kalender gehört den Abschiedsterminen.
Was eine Pensionierung anders macht
Sie ist planbar. Das Datum steht Jahre vorher fest, und damit lässt sich die Aufnahme über Monate verteilen, statt sie in eine Frist zu pressen. Als Richtwert sind sechs bis zwölf Monate Vorlauf angemessen, abhängig davon, wie viele Aufgaben allein bei dieser Person liegen.
Der Anlass wird häufiger. Von den Menschen zwischen 55 und 64 Jahren waren laut Statistik Austria im Jahr 2025 60,9 Prozent erwerbstätig, nach 58,8 Prozent im Jahr davor. Mehr Beschäftigte in dieser Altersgruppe heißt auch: mehr Austritte aus Rollen, die jemand zwanzig Jahre lang gemacht hat.
Das erwartete Datum verschiebt sich dabei. Seit 1. Jänner 2024 wird das Pensionsantrittsalter von Frauen laut Pensionsversicherungsanstalt stufenweise von 60 auf 65 Jahre angehoben, in Halbjahresschritten für die Jahrgänge 1964 bis 1968. Wer die Nachfolge nach dem alten Antrittsalter geplant hat, plant am falschen Datum.
Wie nimmt man Erfahrungswissen auf?
Am abgeschlossenen Fall. Fragen Sie nicht, wie die Angebotslegung allgemein funktioniert, sondern gehen Sie drei Angebote der letzten Monate durch und fragen bei jeder Abweichung nach dem Grund.
Für den Ablauf gibt es eine öffentliche Vorlage aus der Verwaltung. Die Wissensstafette auf wissensmanagement.gv.at, herausgegeben vom Bundesministerium für öffentlichen Dienst und Sport, beschreibt den Transfer von Erfahrungswissen bei Stellenwechsel oder Pensionierung in drei Phasen: Vorbereitung mit einem Themenkatalog, moderierte Interviews, die als Wissenslandkarte festgehalten und von der ausscheidenden Person bestätigt werden, und ein Übergabeworkshop mit dem künftigen Team.
- Woran haben Sie gemerkt, dass der Standardweg hier nicht passt?
- Was wäre passiert, wenn Sie anders entschieden hätten?
- Wen haben Sie vorher angerufen, und warum genau diese Person?
Halten Sie Regel und Beispiel getrennt von persönlicher Einschätzung fest. Eine Regel gilt weiter, wenn die Person weg ist. Eine Einschätzung gehört gekennzeichnet, damit die Nachfolge weiß, was sie prüfen darf und was gesetzt ist.
Woran erkennen Sie, dass die Übergabe getragen hat?
Daran, dass die übernehmende Person einen echten Fall allein abschließt, bevor die andere geht. Jede Rückfrage in diesem Probelauf zeigt eine Lücke in den Unterlagen und wird dort ergänzt, nicht mündlich beantwortet.
Danach braucht jede Unterlage eine zuständige Person und einen Anlass zur Aktualisierung, etwa eine Änderung im System oder im Ablauf. Fehlt beides, ist die Ablage in einem Jahr eine Sammlung von Dateien, denen im Betrieb niemand mehr traut.
Wie ein solches Projekt abläuft, von der Übersicht der kritischen Aufgaben bis zum erprobten Übergabeprotokoll, steht auf unserer Seite zur Wissenssicherung im Unternehmen. Geht es um den ganzen Betrieb, ist die Unternehmensübergabe der passende Einstieg. Und wer vorher die laufenden Abläufe festhalten will, findet das Vorgehen im Beitrag zur Prozessdokumentation ohne Mehraufwand.