Eine Übergabe stockt selten am Preis. Sie stockt, wenn der Übernehmer nach den Mietverträgen der letzten zehn Jahre fragt und die Antwort lautet, die liegen irgendwo.
Das betrifft viele Betriebe gleichzeitig. Laut dem Wirtschaftsministerium stehen im Zeitraum 2025 bis 2034 in Österreich 52.500 Unternehmen ohne die Einpersonenunternehmen zur Übergabe an, knapp 23 Prozent aller Arbeitgeberunternehmen, und rund 705.000 Beschäftigte hängen daran.
Welche digitalen Unterlagen braucht man für eine Unternehmensübergabe?
Sieben Bündel: Buchhaltung, Verträge, Personal, Kunden und Aufträge, Behörden, IT samt Zugängen, und die Beschreibung der Abläufe. Jedes Bündel liegt an einem Ort und hat eine namentlich zuständige Person.
Eine Due Diligence ist die Prüfung eines Betriebes durch den Übernehmer vor dem Kauf, bei der er Zahlen, Verträge und Risiken anhand der vorgelegten Unterlagen nachvollzieht. Was er dabei nicht findet, senkt entweder den Preis oder wandert als Zusicherung in den Vertrag.
- Buchhaltung und Steuern: Jahresabschlüsse und Saldenlisten der letzten Jahre, Steuererklärungen, offene Posten, Bescheide des Finanzamts.
- Verträge: Miete oder Pacht der Betriebsstätte, Leasing, Versicherungen, Wartungsverträge, Lieferverträge, Kredite samt Sicherheiten.
- Personal: Dienstverträge, Zusatzvereinbarungen, Zeitaufzeichnungen, Urlaubsguthaben, Zusagen, die nur mündlich bestehen.
- Kunden und Aufträge: Kundenstamm, laufende Aufträge mit Liefertermin, Preislisten, gewährte Rabatte.
- Behörden: Gewerbeberechtigung, Betriebsanlagenbescheid, Firmenbuch, Unterlagen der Sozialversicherung.
- IT und Zugänge: alle Werkzeuge mit Kosten und Laufzeit, Domain, Mailkonten, Lizenzen, Sicherungen mit dem Datum der letzten Prüfung.
- Abläufe: die Tätigkeiten, die nur eine Person kennt, mit ihren Entscheidungsregeln.
Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere, das ist laut WKO die Frist der Bundesabgabenordnung. Bei Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken nennt die WKO nach dem Umsatzsteuergesetz 22 Jahre, bei Aufzeichnungen zu elektronisch erbrachten Leistungen zehn Jahre.
Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, aber nicht beliebig. Scannen und auf einen USB Stick sichern genügt laut WKO nicht, gefordert ist ein Speicher, der die Unveränderbarkeit der Daten sichert. Wer eine Registrierkasse führt, speichert das Datenerfassungsprotokoll laut WKO zusätzlich vierteljährlich auf einen externen Datenträger. Wer das über Jahre versäumt hat, merkt es in der Prüfung des Übernehmers.
Welche Zugänge fehlen bei einer Übergabe am häufigsten?
Die, die auf eine Person lauten und nicht auf den Betrieb. Sie arbeiten jahrelang unauffällig und sind am Tag der Übergabe nicht einfach weiterzugeben.
- Die Domain ist auf den Übergeber persönlich registriert, nicht auf das Unternehmen.
- Das Postfach mit der Geschichte aller Kundengespräche hängt an einem privaten Mailkonto.
- Freigaben für Onlinebanking und Signatur laufen über eine private Telefonnummer.
- Software wurde mit einer Privatadresse gekauft, die Rechnung geht an dieselbe Adresse.
- Die Bewertungen bei Google gehören einem Konto, dessen Kennwort niemand kennt.
- Die Sicherung läuft auf eine Festplatte im Haus des Übergebers.
Diese Liste entsteht am schnellsten aus der Buchhaltung, denn jede wiederkehrende Abbuchung ist ein Werkzeug, ein Vertrag oder ein Konto. Prüfen Sie je Eintrag, auf welchen Namen er lautet und wer ihn zurücksetzen kann. Ein Inhaberwechsel bei Domain und Mailkonten dauert Tage, nicht Minuten, und er braucht den Übergeber, solange er erreichbar ist.
Welche Daten darf man bei einer Übergabe weitergeben?
Beim Personal ordnet das Gesetz den Übergang an, bei Kundendaten nicht. Nach § 3 AVRAG tritt der Erwerber laut WKO in die bestehenden Arbeitsverhältnisse mit allen Rechten und Pflichten ein, und die zum Übernahmezeitpunkt vorherrschenden Arbeitsbedingungen bleiben aufrecht.
Kundendaten wechseln dagegen den Verantwortlichen, und dafür braucht es eine eigene Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO. Ein berechtigtes Interesse kommt in Betracht, gesichert ist das nicht, und es gehört im Einzelfall rechtlich geprüft, bevor eine Datenbank den Eigentümer wechselt. Nützlich ist hier das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Artikel 30 DSGVO verlangt laut WKO Zweck der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen und Daten, Kategorien von Empfängern, Übermittlungen in Drittländer, Löschungsfristen und Sicherheitsmaßnahmen, schriftlich oder elektronisch geführt. Wer es pflegt, hat die halbe Datenlandkarte für die Übergabe fertig.
Eine einzelne Zahl, an der eine Übergabe hängt, gibt es nicht. Es gibt einen Test: Geben Sie einer Person, die den Betrieb nicht kennt, eine halbe Stunde und die Frage, was der drittgrößte Kunde im Vorjahr gebracht hat und welcher Vertrag dazu gilt. Findet sie es nicht, findet es der Übernehmer auch nicht.
In welcher Reihenfolge räumt man die Ablage vor einer Übergabe auf?
Von der Frage her, die der Übernehmer stellt. Als Richtwert liegt der Aufwand bei drei bis zehn Arbeitstagen, verteilt über mehrere Monate, abhängig davon, wie viele Jahre und wie viele Werkzeuge im Spiel sind.
- 1.Bestandsaufnahme in einer Tabelle mit vier Spalten: Unterlage, Ort, zuständige Person, Stand.
- 2.Die sieben Bündel anlegen und alles einsortieren, was vorhanden ist. Lücken bleiben sichtbar stehen.
- 3.Zugänge auf den Betrieb umstellen: Domain, Mailkonten, Lizenzen, Bankzugang, Sicherung.
- 4.Die Abläufe aufschreiben, die nur eine Person kennt. Eine Seite je Ablauf, mit den Entscheidungsregeln und nicht nur den Klicks.
- 5.Die Ablage mit einer dritten Person gegenlesen, etwa mit der Steuerberatung oder einem Übergabe Consultant der Wirtschaftskammer.
Wie sich diese Schritte auf die Monate vor dem Termin verteilen, gehen wir auf unserer Seite zur Unternehmensübergabe durch. Der langsamste Teil ist selten die Ablage. Es ist das Wissen, das nur im Kopf des Übergebers liegt.
Woran erkennt man, dass die Unterlagen übergabereif sind?
Daran, dass jemand anderer die Fragen des Übernehmers ohne den Übergeber beantwortet. Drei Prüfsteine genügen: Jede wiederkehrende Abbuchung lässt sich einem auffindbaren Vertrag zuordnen. Von jedem System mit Betriebsdaten wurde in den letzten drei Monaten eine Sicherung zurückgelesen. Und wer im Betrieb nach einer Unterlage gefragt wird, nennt denselben Ort wie die Tabelle.
Eine geordnete Ablage senkt den Preis nicht, sie stützt ihn. Wer Fragen ohne Suchen beantwortet, verhandelt aus einer anderen Lage als jemand, der Belege nachreicht. Wie das Wissen hinter den Unterlagen gesichert wird, steht in unserem Beitrag zur Wissenssicherung, und wenn der Betrieb in der Familie bleibt, kommt die Digitalisierung im Generationswechsel dazu.